Registers en doorverwijsindexen, schakels in ketenprocessen

Op een slimme manier gegevens delen binnen de overheid

In het openbaar bestuur komt het regelmatig voor dat verschillende organisaties toegang moeten hebben tot dezelfde gegevens, bijvoorbeeld van dossiers, persoonsgegevens of procesinformatie. Een register lijkt dan een voor de hand liggende oplossing. Of dat zo is, hangt af van het beoogde doel. Wilt u dat de informatie wordt opgeslagen, of zoekt u een voorziening die u efficiënt naar informatie toe leidt? Het antwoord op deze vraag is relevant. In het ene geval is een register de oplossing, in het andere geval een verwijsindex. Bij beide oplossingen komt u onderweg verschillende obstakels tegen.

Bouwen aan vertrouwen

Een register is een database waarin gegevens centraal zijn opgeslagen. Een index ‘vertelt’ waar de betreffende gegevens zijn te vinden. Dit zijn voorbeelden van manieren om organisaties gegevens te laten delen. ICTU helpt overheden bij het maken van de afweging welke oplossing het meest passend is. Op basis van onze ervaring met bijvoorbeeld het Stelsel van Basisregistraties, de realisatie van het Landelijk Register Kinderopvang en de Verwijsindex Risicojongeren weten we om welke vraagstukken het gaat en waar een antwoord op gevonden moet worden.

Ongeacht de oplossing die gekozen wordt, in alle gevallen geldt dat de gegevens die zijn opgeslagen of waarnaar wordt verwezen, correct, betrouwbaar en actueel moeten zijn. Elke schakel in de keten moet erop kunnen vertrouwen dat een wijziging correct en tijdig is doorgevoerd. Daarnaast zijn er specifieke eisen op het gebied van veiligheid en privacy om de betrouwbaarheid en geautoriseerde toegang tot gegevens te waarborgen.

Meer dan techniek

Vaak moeten verschillende databases en processen van meerdere overheidsorganisaties worden gekoppeld. Dit soort informatietrajecten lijken vooral technische vragen op te roepen, maar techniek vormt niet de grootste uitdaging.

Een veel grotere uitdaging ligt op bestuurlijk, cultureel en operationeel niveau. We verbinden immers niet alleen data maar ook mensen en organisaties die er gezamenlijk mee moeten werken. En dat heeft impact op verschillende, vaak vertrouwde werkprocessen. De implementatie van een register of index is dus eigenlijk een verandertraject.

Kennis van ketensamenwerking

Of het nu gaat om persoonsgegevens, vergunningen of fraudebestrijding, ICTU is thuis in de dagelijkse praktijk van overheden. We kennen de complexiteit van ketensamenwerking tussen verschillende bestuurslagen, uitvoeringsinstanties en private partijen.

Om de juiste verbinding te maken, werken we bij de realisatie van een register of index met een projectteam op maat. Hierin zitten verantwoordelijken namens de bestuurlijke en uitvoerende opdrachtgever, projectleiders, bewakers van het primaire proces en technische experts.

We maken optimaal gebruik van de kennis uit vergelijkbare projecten, zowel op procesmatig als praktisch gebied. Naast kostenvoordelen, zorgen we zo voor een veilige backoffice-voorziening die alle betrokkenen op elk gewenst moment voorziet van de juiste en actuele informatie.

Zo dragen we bij aan het resultaat voor de samenleving: een betrouwbare en efficiënt werkende digitale overheid.

"Een register of doorverwijsindex ontwikkelen is veel meer dan ‘een systeem bouwen’. Vooral de verschillende partijen met elkaar verbinden is een complex proces. Maar met de juiste hulp en aanpak is het absoluut mogelijk."
– Herriët Heersink