Overslaan en naar de inhoud gaan

Biometrie in de migratieketen

Publicatie 09 jul 2019
Onderdeel van magazine: ICTU Magazine juli 2019

Een complex ICT-project binnen de overheid succesvol, op tijd én binnen budget afronden? Het project Biometrie in de migratieketen laat zien dat het kan. De ingrediënten voor succes: een exceptioneel team, een flinke dosis ervaring én onderling vertrouwen.

Biometrie, het vaststellen van meetbare lichaamskenmerken, maakt het mogelijk sneller en makkelijker en betrouwbaarder de identiteit van personen vast te stellen. Om daarvoor te zorgen, voert het ministerie van Justitie en Veiligheid een nieuw biometriesysteem in voor al haar domeinen.

Partners in elke keten gebruiken al jaren een centraal systeem, maar zeker de laatste jaren zijn er technologische reuzenstappen gezet. Door aflopende contracten stond de migratieketen als eerste op de rol om over te stappen naar het nieuwe systeem. Hiervoor werd het ICT-project Biometrie voor de migratieketen opgetuigd. Een complex project, met de Directie Regie Migratie van het ministerie van Justitie en Veiligheid als regisseur, het Franse bedrijf IDEMIA als leverancier van de matchingtechnologie en de Dienst ICT van de Nationale Politie als partij die voor de integratie en het beheer zorgt. ICTU werd ingeschakeld als bouwer van het ‘motorblok’: de “kernsoftware” van het nieuwe biometriesysteem waarin alle stuurlogica en dataopslag zit.

Mensen bepalen het succes

Voor betrokkenen binnen de overheid leveren complexe ICT-projecten als deze vaak kopzorgen op: áls ze al tot een einde komen, duren ze vaak te lang en rijzen de kosten de pan uit. Maar dit project verliep keurig volgens planning en ook het budget werd niet overschreden. En dan komt al snel de vraag boven: hoe komt dat?

Projectleider Jean-Pierre Buuron (Ministerie van Justitie en Veiligheid) hoeft niet lang na te denken over het antwoord: “Heel simpel: mensen bepalen altijd het succes van een project. Dat begint met zoeken naar de juiste mensen voor je team. Persoonlijkheden moeten bij elkaar passen, wat niet betekent dat je op zoek bent naar één type mens. Je hebt types nodig die meteen aan de slag gaan en anderen die eerst de tijd nemen om alles even goed door te denken. En je hebt mensen nodig van wie anderen denken: die is een beetje gek. Wij besteden enorm veel tijd aan het samenstellen van teams en in dit project hebben onze leveranciers dat ook gedaan. ICTU heeft voor dit project bijvoorbeeld een exceptioneel team samengesteld.”

Ervaren schippers

Jan Heim van Blankenstein was als product owner vanuit het ministerie inhoudelijk verantwoordelijk voor het project. Volgens hem vraagt elk complex ICT-project om ‘ervaren schippers’ die lastige klippen weten te omzeilen: “Je hebt mensen nodig die het onderscheid weten te maken tussen dingen die er echt toe doen en dingen waar je beter even geen energie in kunt steken. Bij elk project weet je dat 30 procent van het werk gebeurt in de laatste 10 procent van de projectduur. In die periode is er al genoeg stress, dus wil je vanaf het begin van het project zo min mogelijk tijd verliezen om je voor te bereiden op de eindsprint. We hebben bewust gekozen voor de agile-methode, waarbij we steeds in sprints van drie weken probeerden iets werkend te krijgen. Het liefst met zo min mogelijk telefoontjes én autoritjes tussen het ICTU-team in Den Haag en de Dienst ICT in Odijk. In het begin liep dat niet, ook niet na twee extra sprints. De verleiding is dan groot om daar heel veel druk op te zetten, wat veel stress veroorzaakt, terwijl je andere zaken minder aandacht kunt geven. Wij besloten het even ‘te laten lopen’ en het vertrouwen in het team uit te spreken. Op een zeker moment vonden mensen elkaar en vonden zij steeds de goede oplossing.”

“De kunst is om te kunnen voorspellen welke problemen twee maanden later kunnen ontstaan”, vult Jean-Pierre Buuron aan. “De methodiek kan voorschrijven dat je pas aan een volgende fase begint als je de vorige hebt afgesloten. In een complex project werkt dat niet. Voorbeeld: In een vorig project hadden we geconditioneerde vloerruimte voor hardware nodig. Die kost minimaal zes maanden om op te bouwen als die er niet is. Een halfjaar voordat de hardware zou worden ingebouwd, vroeg ik aan de verantwoordelijke persoon of er ruimte beschikbaar was. ‘Ja’, was het antwoord. Maar toen we bij de beoogde ruimte kwamen, bleek die inmiddels in gebruik te zijn genomen voor een ander project. Constateer je dat op een moment in het project dat je dóór moet, dan moet je voor maanden in de wachtstand.”

Vertrouwen geeft rust

Ila Bujar was namens ICTU projectleider voor de bouw van het ‘motorblok’. Volgens haar is het project mede zo goed gegaan omdat het onderling vertrouwen vanaf het begin groot was: “Het ministerie zei min of meer: ‘Je krijgt zoveel geld en we willen ongeveer dit. Dat gaf ons rust. Ik hanteer graag het principe van ‘underpromise & overdeliver’. Vaak worden projecten zo strak opgezet dat er geen ruimte meer is tegenvallers op te vangen. Die tegenvallers zijn er altijd. Wij hebben de benodigde tijd ruimer ingeschat, met als resultaat dat we aan het eind van het project tijd hadden om extra dingen te doen.”

Dankzij dat onderlinge vertrouwen verliep de samenwerking uitstekend. “In ons onderling overleg met Ila hadden we aan een half woord genoeg, zonder dat we keuzes direct in juridisch documenten hoefden vast te leggen”, aldus Jean-Pierre Buuron. Jan Heim van Blankenstein voegt daaraan toe dat hij terugkijkt op een plezierige samenwerking met het ICTU-team. ”Enkele voorbeelden: Tjarda Koster en John Li hebben als softwareontwikkelaars echt het verschil gemaakt. En Frank Niessink is belangrijk geweest omdat hij als kwaliteitsmanager gezorgd heeft voor de kwaliteitsmetingen op de  geautomatiseerde ‘ontwikkelstraat’ waardoor we voortdurend inzicht hadden in de kwaliteit van de ontwikkelde software.”

“Je moet er zijn”

Misschien wel illustratief voor het project is dat het volledige team gedurende de totale looptijd bijeen is gebleven. “Het was gewoon een ijzersterk team”, benadrukt Jan Heim van Blankenstein. “En daar moet je in investeren. Als projectverantwoordelijken zijn we bij alle tussentijdse demo’s geweest. Omdat het systeem geen gebruikersinterface kent, begrepen we er steeds weinig van. Maar je moet er wél zijn. Vergelijk het met een voetbalteam: daar kun je het ook niet maken om vijf minuten voor aftrap het veld op te rennen en na het eindsignaal meteen weer te vertrekken. Want dan ben je geen onderdeel van het team.”

Inschrijven Magazine

Meld u aan voor het ICTU Magazine, en ontvang regelmatig nieuws en inspiratie over ontwikkelingen in de digitale overheid.