Secretaris Projectbureau 

Vacature 16 jan 2024

Ben jij de expert die overzicht houdt, makkelijk structuur aanbrengt en het hoofd koel houdt bij drukte?

Solliciteer direct

Draag bij aan een betere digitale overheid als expert en ondersteuner binnen ons Projectbureau en als secretaris voor diverse opdrachten.

Hoe ziet je werk eruit? 

Wat de functie van secretaris bij het Projectbureau bij ICTU in Den Haag zo leuk en interessant maakt? Je bent onderdeel van het Projectbureau-team en zorgt samen met je collega's voor een goede afhandeling van alle overeenkomsten met de opdrachtgevers, van verificatie tot aan het beheer. Het projectbureau fungeert als vraagbaak; collega’s die in de projecten werken kunnen bij het projectbureau terecht met vragen over het opstarten, uitvoeren en afronden van projecten. Je bent als secretaris de sparringpartner en ondersteuner van meerdere projectleiders op het gebied van onder meer financiën, inkoop en contracten. Samen met gedreven collega’s, die waar nodig graag je helpen en adviseren, draag jij bij aan een betere digitale overheid. 

Het Projectbureau speelt samen met de projectleider en de projectsecretaris, een centrale rol op het gebeid van projectbeheersing. Het geheel aan activiteiten om projecten op te starten, uit te voeren, af te sluiten en om projecten op een beheerste manier te laten verlopen. Hier willen we continue in verbeteren. Als secretaris voor projecten werk je samen met de projectleider en adviseer jij over overheids- en interne richtlijnen. Ook bewaak je dat we als directie Bedrijfsvoering aan die richtlijnen voldoen en volgens de afgesproken processen werken. Tegelijkertijd heb je oog voor de behoeftes en belangen van de projectleiders. Wat je functie extra interessant maakt: je krijgt ruimte om mee te denken en deel te nemen aan (diverse) verbetertrajecten. 

Een greep uit jouw werkzaamheden: 

  • Je zorgt voor de registratie en monitoring van projecten. Je verzorgt de verificatie, verzending en beheer van projectovereenkomsten. Ook ben je een vraagbaak voor de organisatie bij het opstellen van overeenkomsten. Je start nieuwe projecten administratief op en je zorgt samen met het team voor de ontwikkeling en beheer van tools voor projectbeheersing.  
  • Je voert de financiële administratie voor kleinschalige projecten, stelt maandrapportages op en rapporteert hierover aan de projectleiders.  
  • In samenwerking met je collega’s van Inkoop begeleid je de inkoop- en inhuuraanvragen. 

Collega aan het woord 

“Vanuit de centrale plek die het projectbureau heeft binnen ICTU, is het onze drive om de projecten en de opdrachtgevers zo goed en snel mogelijk te helpen. ICTU is een informele organisatie waar iedereen elkaar ook graag helpt. Een mooie uitdaging bij de ondersteuning van projecten zit vaak in het samenbrengen en verbinden van de verschillende belangen.  

Liliane Stork, projectsecretaris en coördinator Projectbureau 

Wat maakt werken bij ICTU leuk? 

Je gaat aan de slag in het PMO (Project- en Management Ondersteuning)-team van de directie Bedrijfsvoering, een hechte club van zo'n 40 secretarissen en ondersteuners. Elke maand bespreken we in het PMO-overleg de ontwikkelingen binnen ICTU, en de voortgang en eventuele wijzigingen binnen de bedrijfsvoeringprocessen. Het Projectbureau, dat ook onder het PMO-team valt, bestaat uit drie medewerkers: één coördinator en twee secretarissen. 
Een aantal collega's neemt naast hun reguliere werk deel aan interne verbetertrajecten. We werken hybride vanuit huis en op kantoor. Binnen het Projectbureau hebben we  afspraken over wanneer we als team op kantoor aanwezig zijn.  Je kunt dan rekenen op gezellige lunches. Blijf je graag in beweging? Er is een wandelgroep, diverse collega’s nemen jaarlijks deel aan de CPC Loop en we organiseren met regelmaat heidagen en interessante workshops, de laatste workshop ging over werkgeluk. 

Wat bieden we jou? 

Een unieke rol binnen onze organisatie met veel ruimte voor eigen initiatief. Verder krijg je een mooie reeks voordelen, waaronder: 

  • Een brutomaandsalaris tussen € 3.091,- en € 4.921,- (schaal 10 cao Rijk, op basis van een 36-urige werkweek), afhankelijk van jouw kennis en ervaring.   
  • Een functie van 36 uur per week. Werk je liever parttime? Minimaal 32 uur behoort tot de mogelijkheden. 
  • Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband. Ook een detachering binnen de overheid behoort tot de mogelijkheden.  
  • Een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. 
  • Veel aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Zo kun je opleidingen volgen en zijn er coaches en mentoren binnen ICTU. 
  • Een goede pensioenregeling via ABP.  

Wat heb je nodig voor deze functie?  

Overzicht en controle houden over meerdere complexe vraagstukken tegelijk, dat is aan jou zeker toevertrouwd. Je brengt makkelijk structuur aan in jouw diverse werkzaamheden en houdt op de drukke momenten je hoofd koel. Om tot de beste oplossingen te komen, bekijk je vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken. En als een opgave daarom vraagt, breng je de juiste mensen binnen en buiten onze organisatie met elkaar in verbinding. Verder heb je:  

  • Een relevant hbo-diploma, bijvoorbeeld in de richting van bedrijfskunde. 
  • Ruime ervaring als secretaris op financieel gebied en met inhoudelijke ondersteuning bij strategische overleggen. 
  • Ervaring met contractbeheer en het begeleiden van inkoopprocessen. 

Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar ben je ervan overtuigd dat deze baan bij ICTU écht iets voor jou is? Ook dan nodigen we je van harte uit om te reageren op deze vacature. 

Informatie en sollicitatie  

Heb je vragen over de procedure? HR-adviseur Eva Andriessen beantwoordt ze graag! Neem contact op via 06 – 11 70 80 58 of eva.andriessen@ictu.nl.   

Vrijblijvend verkennen of dit jouw nieuwe baan kan zijn? Neem dan contact op met Ingrid Verhage, manager project- en managementondersteuning, via 06 – 48 58 51 06 of via ingrid.verhage@ictu.nl voor een kop koffie of thee! 

Hoe ziet de sollicitatieperiode eruit? 

  • We hebben jouw sollicitatie ontvangen en bevestigen de ontvangst. 
  • Je krijgt uiterlijk in week 5 een reactie op jouw sollicitatie. 
  • We plannen een kennismakingsgesprek in week 6. 
  • Zijn we allebei enthousiast? Dan volgt er een tweede gesprek in week 7.  
  • Wanneer het van alle kanten matcht, plannen we een arbeidsvoorwaardengesprek. 
  • We vragen je om binnen drie maanden na je start een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te leveren. 
  • Welkom bij ICTU! 

De werving doen we geheel zelf. Acquisitie stellen we dan ook niet op prijs. 
 

 

Meer weten?