Overslaan en naar de inhoud gaan

Artikel in iBestuur Magazine 'Samen sprinten naar de beste oplossing'

Nieuws 22 okt 2020

Een zorgverlener wil zorg bieden en een rechercheur wil misdrijven oplossen. Deze professionals zijn liever niet bezig met formulieren invullen of lijvige documenten uitwerken. Maar dat is wel vaak de praktijk.

Hoe pak je die administratieve lasten aan? Door professionals en ontwikkelaars samen oplossingen te laten vinden.

Het verminderen van onnodige administratieve lasten staat bij bijna elke organisatie bovenaan de agenda. Maar het blijkt heel lastig om dit in de praktijk voor elkaar te krijgen. “Je ziet vaak dat projecten wel resultaten opleveren, maar dat de werkvloer niet merkt dat de administratieve rompslomp echt minder is geworden”, zegt Arre Zuurmond. Bij de politie moest dat anders, besloot de minister van Justitie en Veiligheid anderhalf jaar geleden. Hij stelde een commissie aan die hiervoor aanbevelingen moest doen. Zuurmond geeft leiding aan die commissie. De commissie maakte samen met de werkvloer onder meer een top tien van ergernissen, die professionals zelf ervaren als grote administratieve last.

Een aantal van die ergernissen gaat over de gebrekkige ondersteuning door IT. Zuurmond: “Eén aspect is onder leiding van ICTU samen met rechercheurs uitgewerkt: het gebruiken van een speech-to-textoplossing bij verhoren.” Niels Kool werkt als rechercheur en vertelt dat verhoren nu handmatig worden uitgewerkt: “Hoe we dat doen is sinds de uitvinding van de typemachine helaas niet veranderd.” De rechercheur tikt mee tijdens het verhoor of werkt de opname van het verhoor later uit. Het moet een letterlijk verslag zijn van wat er is gezegd. Dit uitwerken kost veel tijd, zegt Kool: “Je bent al snel twee dagen kwijt voor het uitwerken van een verhoor van een halve dag.” Terwijl dit inmiddels goed ondersteund kan worden door een zogeheten speech-to-textoplossing. Dat is software die het gesprek automatisch omzet in tekst, zodat de rechercheur zich helemaal op het gesprek kan focussen.

Drie dagen

In een traject onder leiding van ICTU werd een prototype ontwikkeld van een speech-to-textoplossing specifiek voor verhoren. Er werd gekozen voor de werkmethode van een design sprint, waarin zeven mensen in drie dagen tijd een werkend prototype maakten. Het 
team bestond uit programmeurs en rechercheurs en een onderzoeker op het gebied van verhoortechniek. Wegens corona werkten ze online samen. Kool: “Ik vond het ontzettend leuk om te doen. Ondanks het feit dat we drie dagen naar een beeldscherm zaten te staren, kwamen er mooie dingen uit. Met deze methode kun je in korte tijd behoorlijke stappen zetten en samen iets bouwen dat de operatie echt beter maakt.”

Het prototype kreeg een aantal functionaliteiten die voor de rechercheurs meerwaarde hebben tijdens een verhoor. Zoals de mogelijkheid om foto’s toe te voegen van objecten die tijdens het verhoor worden besproken, bijvoorbeeld een auto. “We kunnen dan tijdens het gesprek vragen of de verdachte die auto herkent, op de digitale foto een cirkel zetten op bijvoorbeeld een deuk en daar direct aantekeningen bij maken, zodat het in het verslag terechtkomt.” Het is nog onzeker of het prototype wordt uitgewerkt in een toepassing voor de recherche. Kool hoopt van wel: “Ik ben heel enthousiast over dit prototype, maar het hoeft niet per se dit prototype te zijn. Het is vooral belangrijk dat er iets wordt gemaakt in samenspraak met mensen die weten hoe een rechercheafdeling werkt. Want dan krijg je een toepassing waar de operatie echt iets aan heeft.” Zuurmond: “Binnenkort gaat op departementaal niveau iemand aan de slag met het verder uitwerken van de aanbevelingen van de commissie. Als commissie zullen we deze persoon de komende anderhalf jaar ondersteunen.” De aanpak van een sterke betrokkenheid van de mensen van de werkvloer blijft het uitgangspunt, besluit hij.

Ook aan de slag met administratieve lastenverlichting?

ICTU begeleidde het traject bij de recherche door elementen uit design thinking in te zetten. Jonas de Graaf was er vanuit ICTU bij betrokken: “Het belangrijkste voor het verminderen van administratieve lasten is dat een goed multidisciplinair team een oplossing bedenkt. Een team waar professionals van de werkvloer deel van uitmaken.” In de design sprint bij de recherche werkten rechercheurs, IT-ontwikkelaars en designers samen. Door in korte tijd aan een oplossing te werken werd snel duidelijk wat wel en niet werkt. “Dat snelle leren en aanpassen is een belangrijk verschil met de traditionele manier van software ontwerpen.” 

Geïnteresseerd in Design Thinking?

Gebruiker Centraal organiseert op 20 november een conferentie over design thinking specifiek bij de over-heid. Informatie over de conferentie en over deze methodiek vindt u via de website van Gebruiker Centraal.

Wilt u onderzoeken of de administratieve lasten bij uw organisatie minder kunnen? Wij denken graag met u mee. Mail voor meer informatie naar jonas.degraaf@ictu.nl.

Lees het gehele iBestuur Magazine online.

Reactie toevoegen

Laat een reactie achter