Vensters voor Bedrijfsvoering

Publicatie 05 jun 2014

De decentralisaties in het sociaal domein hebben forse impact op de bedrijfsvoering van gemeenten. Hoe bereid je je hierop voor?

Een gesprek met Walter Huith, directeur Dienstverlening bij de gemeente Gouda, en Cees van der Zwan, projectleider Vensters voor Bedrijfsvoering bij ICTU.

Impact op inkoopfunctie is groot

“De conclusie, dát de decentralisaties impact hebben op onze bedrijfsvoering trokken we al ruim een jaar geleden ”, begint Huith. ” We hadden toen alleen nog geen idee wát precies het effect zou zijn. Met onze regionale programmamanager Decentralisaties zijn we in gesprek gegaan met KING.” Dat gesprek was een eyeopener. “Het was het eerste moment dat vanuit het vakgebied werd gerealiseerd ‘dit gaat verder dan het maken van beleid’.”

Deze publicatie staat in Pulse (e-zine ICTU), editie juni 2014. Abonneren? Ga naar online inschrijven.

“Bedrijfsvoering was voor die tijd nog niet in beeld. We hebben iemand als linking-pin mee laten draaien tussen beleid en uitvoering. Die persoon zorgde voor verbinding vanuit de ondersteunende functies. Al vrij snel constateerden we dat de impact op inkoop enorm was; groter dan op ICT of de balie. Aangezien we een deel lokaal en een deel regionaal inkopen, moest er ook een regionale inkooporganisatie opgericht worden.”

De gemeenten in de regio Midden-Holland hebben afgesproken om de inkoop voor de Wmo en Jeugdhulp gezamenlijk te doen. Hiertoe is het Netwerk Sociaal Domein Midden Holland (NSDMH) opgericht. De gemeente Gouda verzorgt in de rol van gastheergemeente de inkooporganisatie NSDMH en heeft naast een kwartiermaker ook 2 zorginkopers aangetrokken. “De inkoop van zorg is nieuw voor zowel de gemeenten als de zorgaanbieders. Het beleid ontwikkelen we nu in gezamenlijkheid.”

Van der Zwan signaleert een punt van aandacht. “We zien onder de deelnemers aan Vensters voor Bedrijfsvoering, dat de inkoopfunctie maar een heel klein onderdeel uitmaakt van de totale overhead. Het aantal inkopers dat nu werkzaam is bij gemeenten kan deze extra taken waarschijnlijk niet uitvoeren. Terwijl inkoop nu juist een cruciale functie blijkt te zijn voor de decentralisaties in het sociaal domein.”

Cultuuromslag in rolopvatting

Gouda heeft de nodige maatregelen getroffen. “Het inkoop- en contractmanagement is bij de gemeente Gouda gegroeid.” Huith vertelt over de veranderende rolopvatting van de afdeling Bedrijfsvoering. “We zijn aan het groeien van ‘leveranciers van diensten en adviezen’ naar ondersteuners van integrale werkprocessen met versterking van onze belangrijke control- en bewakingstaak’. Wij zitten fysiek aan tafel: ‘Hoe gaan wij straks regievoeren op inkoop?’ ‘Aan welke eisen moet het product voldoen?’ ‘Hoe gaan we de uitvoering monitoren?’”

Van der Zwan vraagt naar de ervaringen van Gouda met regievoering op deze schaal. “Hoe helpt Vensters voor Bedrijfsvoering hierbij?” Huith gebruikt Vensters als een ‘instrument dat op de achtergrond meedraait’.

“Het zorgt ervoor dat alles wat we nu doen beheersbaar blijft in kosten en kwaliteit.” Je bent op meerdere borden tegelijk aan het schaken. Dan moet je regelmatig spiegelen; zijn we met de goede dingen bezig?”

Indirect levert Vensters voor Bedrijfsvoering een bijdrage aan de benodigde cultuuromslag. “Ik ben ervan overtuigd dat bedrijfsvoering geen apart onderdeel is van je organisatie, maar de gehele organisatie beslaat. Als je vanuit bedrijfsvoering volgens een nieuwe manier gaat werken, dan volgt de rest vanzelf, want je neemt elkaar mee. Tijdens het belevingsonderzoek van Vensters voor Bedrijfsvoering zie je dat met die cultuuromslag nog veel te winnen valt.”

De forse druk op middelen in combinatie met innovatie leidt, volgens Huith, tot een juiste koers. “We moeten intern af van de ‘verkokering ‘ en meer samenwerken met beleid en uitvoering. Als straks op een iPad aan de keukentafel direct besloten moet worden of iemand gebruik kan maken van bepaalde voorzieningen, dan kan dat alleen als je jezelf langs processen hebt georganiseerd.

“Vensters voor Bedrijfsvoering laat de gehele keten zien. Sommige gemeenten hebben hogere overheadkosten en lagere apparaatkosten. Zij maken daarbij bewuste keuzen. Zou je alleen naar de overhead kijken, dan neem je wellicht een ander besluit. Door naar het geheel te kijken en onderlinge verbanden te zien, wordt zo’n benchmark als Vensters heel waardevol.”

Overweegt u om deel te nemen aan Vensters voor Bedrijfsvoering, lees dan ook waarom Gouda deelneemt.

Waarom Gouda deelneemt aan Vensters voor Bedrijfsvoering

‘Waar valt voor ons winst te behalen?’

Huith: “Vensters voor Bedrijfsvoering helpt je uit 'oude en steeds terugkomende discussies te komen over ‘teveel overhead’ of ‘te hoge kosten per werkplek’. Het zorgt ervoor dat je breed naar de bedrijfsvoering kijkt.

De voornaamste redenen voor mij om deel te nemen, zijn:

Je krijgt een integraal beeld van de bedrijfsvoering.
Je ziet waar de verbeterpunten liggen.
Als je aan het belevingsonderzoek meedoet, dan zie je of de organisatie in staat is om veranderingen aan te kunnen.

Het kan best confronterend zijn om de uitkomsten te zien. Voor deelname aan een benchmark als Vensters moet je echt de instelling hebben ‘het altijd beter te willen doen’. Dat is ook ons doel; waar valt voor ons winst te behalen?”

‘Competitie met een glimlach’

Vensters voor Bedrijfsvoering prikkelt, maar dat is volgens Van der Zwan ‘een positieve bijwerking’. “Vensters is geen normatief kader voor de beste bedrijfsvoering. De indicatoren binnen Vensters zijn bovendien dermate breed dat geen enkele organisatie overal het beste in zal zijn. Ons doel, dat van de VGS, KING, ICTU en andere betrokken organisaties is het uitlokken van nieuwsgierigheid. ‘Hoe heeft deze gemeente dat voor elkaar gekregen?’ Dan zet je benchmarking productief en effectief in. Daar zijn de duidingsgesprekken en ook de leerkringen, onderdeel van het instrument, heel nuttig voor. Marcel Meijs, voormalig voorzitter van de VGS, verwoordde Vensters voor Bedrijfsvoering als: ‘een competitie met een glimlach’. Het doel is: spiegelen.”

Over Vensters voor Bedrijfsvoeringedrijfsvoering

Hoe werkt Vensters voor Bedrijfsvoering?

Vensters voor Bedrijfsvoering biedt meerwaarde voor managers bij het onderzoeken, leren en vooral verbeteren van de eigen bedrijfsvoering.

Vensters voor Bedrijfsvoering bestaat uit 2 onderdelen: een feitendeel en een belevingsdeel.

Feiten

Het feitendeel meet de daadwerkelijke prestaties van de bedrijfsvoering aan de hand van ca. 40 indicatoren (over o.a. personeel, ICT, kosten)

Beleving

In het belevingsonderzoek wordt de organisatie met behulp van de medewerkers getoetst op een viertal gebieden:

doelen die de organisatie nastreeft;
volwassenheid van de organisatie;
balans in de bedrijfsvoering;
interne klanttevredenheid.

Door de uitkomsten uit het belevingsonderzoek te spiegelen aan de 'harde' cijfers ontstaan veel nieuwe inzichten en aanknopingspunten voor verbetering.

Vensters voor Bedrijfsvoering geeft zo organisaties op een toegankelijke manier zicht op verdere ontwikkelen verbetermogelijkheden.

Voor publieke organisaties

Deelnemers aan Vensters voor Bedrijfsvoering zijn divers, zowel gemeenten, provincies en waterschappen participeren. Zij kunnen gebruik maken van het meetinstrument, het rapportageplatform, de rapportage-app (voor iPad en Android tablet) en kunnen deelnemen aan de leerkringen die ICTU en KING organiseren.

Door publieke organisaties

Vensters voor Bedrijfsvoering is ontwikkeld in opdracht van de VGS in samenwerking met KING en ICTU. De dagelijkse coördinatie en projectleiding zijn in handen van ICTU. Sinds kort zijn ook de FAMO, de VIAG en de Unie van Waterschappen betrokken. Met het A+O fonds voor gemeenten wordt nauw samengewerkt om gegevens uit te wisselen. Het ministerie van BZK heeft een stimulerende en faciliterende functie.

Meer informatie

Veel gestelde vragen en informatie over deelname aan Vensters voor Bedrijfsvoering leest u opwww.venstersvoorbedrijfsvoering.nlof bekijk de app.