Samenwerking op Sint Maarten

Op de foto van links naar rechts: Tjandra Lake, Andrea Ortega-Oudhoff, Femi Badejo en Norbert Jansen

Het verder professionaliseren en uitbreiden van de IT-afdeling van de overheid op Sint Maarten. Een team van ICTU ondersteunt de overheid van Sint Maarten bij het bereiken van dit doel.

Door te helpen bij het opzetten van een IT-afdeling die het digitaliseringsproces van de overheid optimaal kan ondersteunen. In een jaar tijd is er veel bereikt, in een prettige samenwerking.

Het project 'Revamping the IT-department' moet gezien worden in de bredere context van de digitale transformatie en andere innovaties waar de overheid op Sint Maarten aan werkt. Emilia Connor-Thomas, secretaris-generaal van het ministerie van Algemene Zaken van de regering van Sint Maarten, zegt dat het gebruik van IT erg belangrijk is om de overheidsinstellingen te versterken.

Door processen te stroomlijnen en kosten te verlagen en tegelijkertijd efficiënter te worden. Het belang van het versterken van de organisatie werd extra duidelijk tijdens de nasleep van de verwoestende orkanen in 2017, vertelt ze. Connor-Thomas, tevens hoofd van de Public Service Centers en lid van het Digital Leadership Team voor het Digital Government Transformation-project: “Als organisatie willen we na een ramp onze dienstverlening zo snel mogelijk weer op de rit hebben. Dat is cruciaal voor onze inwoners en ook voor onze organisatie. We willen met een digitale transformatie onze efficiëntie en veerkracht aanzienlijk verbeteren. Zowel in onze interne processen als in onze dienstverlening.”

 Emilia Connor-Thomas

Verschillende programma's

Sint Maarten werkt in verschillende programma's aan brede hervormingen. Het ontvangt hierbij technische en financiële bijstand van actoren zoals de EU, de Wereldbank, het UNDP en de Nederlandse regering (BZK). Voor het IT-transformatieproces bieden de Wereldbank en Nederland financiële en technische ondersteuning. De Nederlandse overheid verleent hulp door middel van een onderlinge overeenkomst. Deze overeenkomst houdt in dat technische en financiële bijstand wordt verleend aan een reeks hervormingsgebieden, zoals is afgesproken in het 'Sint Maarten Country Reform Package'. Aandachtsgebieden zijn financieel beheer, gezondheidszorg, onderwijs, economische ontwikkeling, overheidsactiviteiten en de rechtsstaat. 

Voor de uitvoering van dit pakket is door het Nederlandse ministerie van BZK een Tijdelijke Werkorganisatie (TWO) opgericht. Op Sint Maarten beheren de secretarissen-generaal (SG's) de uitvoering van de projecten. Andrea Ortega-Oudhoff, senior projectleider Nationale Ontwikkeling en liaison Koninkrijksrelaties bij het ministerie van Algemene Zaken, ondersteunt de SG's daarbij. Ze coördineert het implementatieproces en fungeert als eerste aanspreekpunt voor de TWO: “Het gaat om hervormingen op veel verschillende domeinen. Hervormingen die passen bij de ontwikkelingsvisie van Sint Maarten en ons ondersteunen om duurzaam en veerkrachtig te worden. In de Nationale Ontwikkelingsvisie van Sint Maarten zijn financiële controle en het versterken van de instituties vastgesteld als randvoorwaarden voor duurzame ontwikkeling. De digitalisering van de overheid is dan ook een van de projecten geweest die prioriteit heeft gekregen om de publieke sector te versterken. Daarnaast lopen er ook andere IT-projecten, die helpen bij het verbeteren van de werking van de overheid. Denk aan de invoering van een nieuw douanesysteem, het beheer van financiële- en informatiestromen, een database voor statistieken, onderwijs- en zorginformatie en de digitalisering van personeelsinformatie."

Strategische partner

Voor al deze hervormingen en innovaties is een goed functionerende IT-afdeling een eerste vereiste. Connor-Thomas: "We hebben niet alleen een IT-afdeling nodig die ons goed ondersteunt in ons huidige werk, maar die ook een strategische partner kan zijn. De ontwikkelingen in de technologie gaan razendsnel. We willen deze ontwikkelingen graag gebruiken, als ze ons werk en onze processen slimmer maken. We willen graag dat de IT-afdeling ons daarover kan adviseren." Daarvoor is het nodig dat de IT-afdeling verder wordt ontwikkeld, onder meer op het gebied van apparatuur, kennis door middel van training en met extra personeel. 

Momenteel biedt de afdeling ondersteuning aan alle zeven ministeries van Sint Maarten, met in totaal meer dan 1.250 gebruikers. De afdeling telt echter momenteel slechts tien personeelsleden. Waarnemend afdelingshoofd Femi Badejo: “Daardoor zijn we vooral reactief, terwijl we graag proactief voor de organisatie willen werken.” Ortega-Oudhoff: “De versterking van de IT-afdeling is cruciaal. De overheid is blij dat ook TWO de urgentie daarvan inziet. Het ministerie van Algemene Zaken van Sint Maarten en de TWO hebben gezamenlijk een plan van aanpak opgesteld om de IT-afdeling te versterken."

Het creëren van een solide basis

Dit plan was de start van het project 'Revamping the IT-department', waaraan ICTU een bijdrage levert. Tjandra Lake werkt voor het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in Nederland. Zij is adviseur van TWO op Sint Maarten: "In augustus 2022 is Norbert Jansen, die leiding geeft aan het ICTU-team, samen met mijn voorganger naar Sint Maarten afgereisd. Samen met Femi Badejo schreven ze een projectplan om de IT van Sint Maarten duurzaam te versterken." Dit projectplan wordt uitgevoerd door een team van ICTU-collega's en door ICTU ingehuurde collega's uit de Nederlandse IT-markt. In januari 2023 reisde dit team naar Sint Maarten. Lake: "Medio 2023 heb ik de coördinatie van TWO overgenomen. Het contact met zowel ICTU als de IT-afdeling is erg goed. Het project is een samenwerking van drie partijen, maar door het duidelijke doel en veel onderling vertrouwen voelt het als één team. Dat vind ik mooi om te zien. Wat mij betreft is dit project een goed voorbeeld van hoe we samen voor een solide basis zorgen.”

Het project

Samen met het ICTU-team is er in een jaar tijd veel bereikt. De IT-afdeling werd tijdelijk uitgebreid met het ICTU-team, met sleutelposities als een CISO en een hoofd beheer. Samen pakten ze de processen aan. Zo zijn incident management en service request management opgezet, waardoor de IT-afdeling meer grip krijgt op de dagelijkse operatie. Ook werd er een TCO-rapport (Total Cost of Ownership) opgesteld. Badejo: "Dankzij dat rapport hebben we nu een beeld van het licentielandschap en kunnen we zien waar we kosten kunnen besparen. Er lopen verschillende programma's binnen de overheid, waar bepaalde software voor nodig is. Met het overzicht kunnen we zien wat de verschillende programma's nodig hebben en hen daarvan voorzien, zonder dat we nieuwe financiering hoeven aan te vragen." Het team blijft werken aan het stroomlijnen van de andere processen, zoals het changeproces. Ook wordt een aantal projecten opgepakt in het kader van IT-modernisering. Badejo: “Onze eerste prioriteit zijn de belastinghervormingen. Als we daar succesvol zijn en de afdeling wordt versterkt en daardoor efficiënter, dan zetten we dit werk met andere afdelingen voort." Hij voegt eraan toe: "Mijn afdeling heeft de afgelopen jaren onvermoeibaar gewerkt en daar ben ik echt trots op. Maar het was niet duurzaam. Nu de nieuwe organisatie staat, kunnen we meer naar innovatie kijken."

Duurzaam resultaat

Jansen: "Tegen de zomer van 2024 moeten alle kernprocessen van de IT-afdeling volledig operationeel zijn." Tegelijkertijd wordt er gewerkt aan de uitbreiding van de IT-afdeling. Zodat wanneer het ICTU-team weg is, er een IT-afdeling is die de organisatie goed kan ondersteunen in de dagelijkse bedrijfsvoering. En die kan adviseren over innovaties die helpen bij de verdere ontwikkeling naar een digitale overheid. Over een paar jaar telt de afdeling 37 FTE, verwacht Badejo. Deze groei zal geleidelijk gaan, ook omdat het niet eenvoudig is om hooggekwalificeerde IT'ers op het eiland te vinden. Badejo: "We werken het liefst met lokale mensen, maar de IT-community op Sint Maarten is klein." Hij sluit niet uit dat de overheid ook buiten het eiland gaat werven. Jansen: "Vanaf het begin was het de bedoeling dat we als ICTU tijdelijk helpen om de IT-afdeling te versterken, maar er tegelijkertijd voor zorgen dat de resultaten die we behalen verankerd worden. Door nieuwe mensen te werven voor de afdeling en processen goed in te richten. Dat duurzame resultaat is belangrijk." 

Eén team

De samenwerking met ICTU wordt als zeer prettig ervaren. Ortega-Oudhoff: "De mensen van ICTU werken niet op afstand, ze werken als één team met de IT-afdeling aan het transformatieproces. Ik vind het ook heel belangrijk dat er niet alleen nieuwe mensen worden geworven, maar dat ook het huidige personeel wordt opgeleid. Iedereen wordt goed betrokken bij het veranderingsproces, dat maakt de samenwerking prettig." 

Badejo over het ICTU-team: "Ik had me geen beter team kunnen wensen. Ze kwamen binnen en gaven meteen veel steun, steun die hard nodig was. Ik heb veel aan het advies en de inbreng van Norbert." In een samenwerking over de grenzen heen is er altijd een cultuurverschil dat overbrugd moet worden, zegt hij. "Maar de overgang verliep naadloos, het ICTU-team past goed bij mijn team. Het voelt als één team, IT'ers onder elkaar. Ik kan zeggen dat we ze heel erg zullen missen als het project eindigt. It has been a fun journey!" 

Hoger doel

Het is de bedoeling dat de grotere, professioneel ingerichte IT-afdeling de organisatie beter van dienst kan zijn bij het realiseren van haar ambities op het gebied van dienstverlening. Ortega-Oudhoff: "De overheid heeft prioriteit gegeven aan IT om processen te stroomlijnen en de efficiëntie te verhogen. Uiteindelijk streven we naar overall good governance, waarbij IT en digitalisering een belangrijke rol spelen bij het vergroten van transparantie, informatie en verantwoording. Denk bijvoorbeeld aan het belang van hoogwaardige data. Dat is de basis voor zinvolle beleidsvorming, efficiënte toewijzing van middelen en effectieve openbare dienstverlening. De beschikking over hoogwaardige data zal uiteindelijk ook onze transparantie en burgerparticipatie ten goede komen." 

Badejo: "Ik hoop dat we straks een moderne IT-afdeling hebben die meer focus heeft op proactieve activiteiten en strategisch kan meedenken met de organisatie." Dat vraagt om meer dan het goed inrichten van de processen op de IT-afdeling, zegt hij ook: "Uiteindelijk willen we dat de organisatie zelfredzamer wordt en dat ze onze ondersteuning bij applicaties en projecten veel minder nodig hebben. Dit is geen IT-vraagstuk, maar een veranderkundig vraagstuk. Daar gaan we de komende jaren met onze afdeling en de rest van de organisatie mee aan de slag." Het is een wenkend vooruitzicht na het project. Maar eerst ligt de focus op het verder professionaliseren van de IT-afdeling. En op het behalen van een doel dat – met een knipoog – aan het begin van het project werd geformuleerd. Jansen: "Omdat de afdeling zo klein was, was het voor Femi lastig om vrij te nemen. Daar komt binnenkort verandering in. De officieuze slogan van het project is dan ook Femi to the beach."

Een engelse versie van dit artikel leest u hier: Cooperation on Sint Maarten | ICTU